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速达中小型企业-建材行业案例
成功地应用信息系统,对于提高企业的竞争能力,已是不争的事实。据国外资料统计, 完整地应用管理信息系统管理方法,其年平均回报率为实施信息系统所需投资的200%。管理信息系统的使用者,即使仅将其用来改善现有的物 料采购方法,其年平均投资回报率亦超过50%。
     依靠电脑的速度及能力,可以在短期内让管理信息系统以手工作业无可比拟的方式,掌 握企业浩繁巨细的运作过程,进而创造巨大的管理效益。
     依APICS统计数据,企业完整应用管理信息系统,可平均降低库存量17%,企业总成本降 低7%,制造生产率提高10%,客户服务改善16%。
     速达生产系列管理软件是拥有3多万家用户,国内82%的中小企业用户的成熟软件。自1998年,速达公司就已经开始全面研究企业管理需求。经过近8年的研究和实施,将完善成熟的财务业务一体化软件奉献于成长型中国千 万家中小企业企业;速达公司将同您一道理解您独特的管理需求,并借助于新的管理系统,帮助制造企业降低成本、改善管理机制、实现企业 资源优化与管理提升,提高企业的市场竞争能力。
     本方案将对贵公司管理系统的需求、规划、实施、效益等方面作初步的分析和建议,恳 请指正。
 
行业背景及特征
 
     当前,建材行业的发展日益呈现标准化、系列化、智能化、精密化等特点。由于我国当 前的房地产行业的迅猛发展,对于建材行业的发展带动有很大的推动力,加上外资普遍看好中国的房地产行业,都纷纷进入中国,在这样的环 境中能否提供社会所需要的建材产品关系到企业的生存。
     基于这种情况,速达软件公司凭借近几年对建材行业进行长期调研和实践的丰富经验, 提出了建材制造行业应用解决方案,该方案有效实现了建材制造行业的采购管理、销售管理、库存管理、生产制造及财务管理,并支持建材制 造行业特有的分销业务的管理。实现了“优化资源,提升管理”的目标,是一套融先进信息技术和科学管理思想为一体的五金制造行业的解决 方案。
 
建材行业特征
建材企业特点;
     1、经营模式多样、产品结构和制造工艺极其复杂、车间作业管理流程复杂。
     2、随着客户个性化需求的增强,建材产品设计的客户与标准化化内容日益增强。
     3、建材产品结构清晰明确,工艺路线灵活,制造资源协调困难,生产计划的制订与生产任务的管理都很繁重。
     4、建材产品的零部件一般都采用自制与外协加工相结合的方式解决。
     5、建材产品组合的适应能力较强。
     6、建材行业的生产方式是在标准化生产基础上还有订单式的生产,因此要求精确的库存控制。
     7、传统的信息系统只保留本系统操作的单据或报表,而这些信息只占整个企业知识流的 20% ,还有余下的很多重要的信息没有能及时的反应 出来。
     8、多级的分销渠道,对经销商的控制不到位,比较混乱。
 
建材行业版方案特色:
     建材包装行业版方案充分体现建材包装制造行业的生产管理特色,针 对建材包装行业的行业特点,结合建材包装企业的具体需求,以产品销售管理为核心,以生产制造管理为依托。实现了对建材包装制造企业的设 计,生产过程的管理和跟踪,通过与销售系统相结合有效实现销售管理及时掌控市场信息。通过库存管理、和优化排产合理控制企业物流。供 、产、销业务与财务信息的有效集成,有机结合了建材包装业企业的现状,对建材包装行业企业有很好的适应性。购销存系统提高了预测的准 确性,减少库存,提高发货供货能力,适应建材包装行业灵活的报价;减少工作流程周期,提高生产率,降低供应链成本;减少总体采购成本 ,缩短生产周期,加快市场响应速度。实现了企业物流、资金流和信息流的统一。本方案主要功能模块包括:基础设置,销售管理,采购管理 ,生产管理,仓库管理,财务管理等。
 
客户需求分析及选型标准
 
     A建材公司是广东省某知名建材公司。公司成立于1990年,注册资金6千万元,主要 是进行门,锁,窗等房地产配套建材产品的开发、生产、销售和服务,在2000年通过ISO9001认证,在国内有良好的信誉。作为国内建材制造业 的名优企业,A建材公司在国内各省都设有分支机构,并在相关的细分市场建有自己的经销商对伍。
     经过10多年的成功经营管理,A建材公司积累了大量独特的报表和单据,形成了独特的 企业管理系统和业务流程,支撑着A建材公司近年来业务节节攀升。但是随着业务急剧增长,企业原本极有特色的手工操作已难以适应业务的快 速增长,企业迫切需要一套既能实现信息化建设,又能保持其企业特色的ERP系统。
 
 
客户需求分析
未使用ERP时企业的管理状况:
     1,业务主体一直是完全依赖手工操作,部门间数据的流转靠EXCEL报表进行传递,效率极低。
     2,业务数据分散,耗费大量的时间,而且各个部门不一致的数据操作也使数据的精度难以控制。
     3,单纯的EXCEL操作,不支持不同部门、不同单据数据之间的相互计算,使业务数据极为庞杂,业务操作效率低下,管理者也无法从杂芜 的数据中得到有效的判断。
     4,庞大的经销商队伍没有很好的进行管理,对于经销商的销售及需求反应比较缓慢,极大的影响公司管理层的决策。
     5,财务系统和业务系统的不一致使企业的数据严重脱节,影响了企业的数据流通和业务效率。
     6,各地分公司的库存信息不能及时交流,影响了库存的相互调用,妨碍了业务开展。
     7,近年虽然使用了OA系统,但是只能对一些基本的数据进行简单的传递和统计,缺少了相关的数据分析。
     该企业想对企业进行全方位的管理,要求企业的数据能以最快的时间反应到公司管理层, 同时加强部门间的合作, 提高企业的运营效率。
 
客户选型标准
     鉴于公司管理的迫切需要,该公司总结其问题所在,决定引进专业ERP系统,以帮助其 全面实现科学化的信息管理。该公司在选择ERP产品时,采取了谨慎的态度,并为此制定了选择标准:
     1.ERP的业务流程与公司的实际运作的符合程度
     2.当用户众多时,ERP系统的运行速度和稳定性
     3.系统支持异地操作,可以保证异地数据交换的完整性
     4.ERP系统的价格
     5.ERP系统的售后服务和支持。
     在ERP选型过程中,该企业除考虑系统通用的功能模块外,还提出了许多外资企业普遍 关注的特殊需求,来满足企业独特的管理方式和流程设置。因此,速达软件对该企业的信息化解决方案也基本上分两步走:首先通过ERP自主平 台的标准模块整合该企业业务系统和财务系统,完成手工处理向信息化自动处理的过渡;然后根据企业的特殊需求在软件二次开放扩展层上配置 特殊的业务流程,满足企业的个性化要求。
 
速达生产系列建材解决方案
 
     经过多次的筛选和半年的选型,最终速达生产系列软件以其先进的技术、专业的品质和完善的售后服务赢得了该公司 的青睐。因为系统中的生产流程、生产工艺、报价系统、销售价格控制、库存控制及财务管理都非常符合该公司的生产及管理流程,不须 花任何的人力、物力、财力开发,速达生产系列的标准软件就已经可以满足他们的要求。
 
速达生产系列适合该企业的特点
     1.系统上线快,实施周期,一个月以内,就能够顺畅运作。
     2.系统画面设计简单,人性化,员工在使用系统时,看到系统画面及相应的提示就已经可以明白应该怎样进行操作,操作 简单,员工能力要求相对不高。
     3.对硬件要求不高,稳定性高。至今,当年使用的硬件现在仍然可以使用,而且网络从未出现问题,系统的维护费用低。
     4.采用微软大型关系型SQL server 2000数据库的扩展性好。这么多年来,该公司的数据库一直在不断的变大,但是现在系统仍然平稳、快速 的运行,即使死机时,也不影响数据库的数据,而且提供了完备数据库资料备份,数据库资料非常安全。
     5.远程数据交换准确,操作灵活方便,非常人性化,用户即需在客户端输入服务器的IP即可登陆,或使用智能IP服务。
     6.动态智能分析:实现科学、动态决策,实现多点智能分析,同时利用构成的综合查询、报表和信息中心为一体的智能决策信息,帮助企业家 进行宏观决策和经营策略。
     7.以工作流引擎作为核心的自动流程的业务驱动,让业务或待办事宜自动流向相关部门或业务操作人员的新型管理模式,保证企业内外部物流 、信息流、价值流与责任流的有机集成。
     8.可配置、多层次的功能扩展特性使用户能独立完成自主平台的维护、升级及开发工作,极大降低了ERP建设的投入成本,为用户节省了大量 的软件后续服务费用。
     9.系统把企业分散的信息系统连接起来,克服了单纯EXCEL操作造成的各个部门报表表单的不一致,并与以前的财务系统集成,形成系统、规 范的操作。系统还支持不同报表,不同部门之间表单的相互计算。
 
系统应用目标
 
     建立符合工业企业管理需求的信息系统,在实现内部财务业务流程的一体化运作基础 上,帮助企业整合上下游资源、统筹信息、精细化财务和进销存的上下游伙伴协同管理,提高整个企业整体竞争力;同时系统具有以下特性: 灵活性、先进性、开放性、可扩展性、经济性、安全性、方便性。
 
具体目标:
     建立财务业务联动、高效的运作机制,支持企业整体运营可持续发展的快速要求;
     1 管理者通过系统实现整个财务业务运作状况的监控,使得整个企业协调、有序进行;
     2 随时掌控销售部门、销售业务员的业绩,可以根据市场的变化适时调整策略,从而使保证企业销售目标的达成;
     3 保证采购、销售环节的金额数量严格控制,包括:价格管理、信用管理、数量预警控制等,加快对供应商、客户的反应速度,提高整 体满意度;
     4 可以对异地分支机构的销售业务,远程仓库进行管理;
     5 及时、准确的成本管理,降低采购成本、营销成本;
     6 提高库存管理的准确性,加快库存周转速度;
     7 及时掌控库存状态,避免不必要的过期损失;
     8 提高信息的多样性、准确性,及时辅助科学决策;
     9 适应企业的发展需要,提供灵活的业务流程处理,并且能够实现有效的管理控制。

软件应用方案实例
 
帐套的建立
     描述流程过程:系统成功安装后,首先是在帐套维护面板新建一个帐套, 输入基础的公司信息,才能在客户端登陆。主要完成企业在基本情况在系统中的设置。
     软件实施过程:由软件系统负责人即总经理输入帐套建立的数据,如帐套代号、企业 名称、所属行业、纳税性质、存货核算方法、结帐方式、核算方式、启用系统的年度与月份、工资核算相关信息的录入、会计科目 设置及是否使用预设科目和单据生成相关的凭证类型、凭证审核相关设定。由于企业的基本的相关信息对企业以后的数据处理有着很大的影响 ,所以为了确保企业数据的安全性与正确性,此部分的内容应该手工重新录入。
     例:建立一个企业名称为“例子帐”的帐套
 
基础资料的输入与管理
     描叙流程过程:资料管理菜单主要用于完成企业各种最基本资料的录入及企业数据初始化的工作, 主要有各种基础代码的设置和输入工作。
     软件实现过程:各部门的实际操作人员负责输入相关的基础数据,如销售部输入客户 的资料等。主要的资料有客户资料、供应商资料、部门资料、业务员资料、供应商与客户类别相关资料、货品资料、仓库资料、货品相关资料 ,如:货品类别、计量单位、运输方式等资料、订单类型、发票类型、结算方式、其他收发货类型、备忘录、单据模板等资料修改与录入。
    
接受客户销售订单:
     销售订单 生产计划描述流程过程:由于企业是进行零库存的销售,所以企业在接受客户订单的时候,才进行生产计划单的生成。
     软件实现过程:销售部经理只进行销售模块的操作,销售部经理制作销售订单,并由总经理对销售订单审核,生产 技术部经理对销售订单中的产品下达生产计划指标,由生产计划指标生成产品的生产计划单。
 
MRP物料需求运算
     生产计划 用料计划 领料 信息中心
     描述流程过程:产生生产计划单之后,针对生产计划单生成出相应的采购计划订单。
     软件实施过程:生产技术部完成生产计划单之后,由生产技术继续制定用料计划单, 车间仓库并对用料计划的内容完成领料单的管理;在领料单完成时,低于库存下限的原材料及半成品会由系统自动提示出来,并在信息中心中 形成列表的资料记录;依据信息中心的记录,可以完成采购订单的下达。
  
由MRP运算结构进行原料的采购:
     MRP运算 采购订单 采购收货单
     描叙流程过程:根据生产计划中MRP运行结果,生产产品所需要原料库存不足,需进行 采购采购。采购部接收信息后进行原料的采购,仓库的入仓。
     软件实施过程:采购部接收采购信息,采购部操作员进行开采购单,采购部经理审核 收货,仓库管理员收货。
     
制定生产计划单、并完成生产计划产品: 领料 出仓单完工产品 进仓单 退料
     描述流程过程:采购回来的原材料及半成品进行加工生产,原材料采用出仓单进行减 少原材料及半成品库存,加工完成的产成品入库进仓。
     软件实现过程:车间仓库制做完领料单,仓库管理员针对领料单进行出仓单的生成, 减少原材料及半成品的库存;车间仓库人员利用完工产品单完成产品加工的终结,仓库管理员针对完工产品单利用进仓单来增加产成品的库存 量。
 
客户关系的管理
     描叙模块功能:客户关系管理是企业的客户关系中心,包括了公司信息中心,客户案 例、客户关怀、客户对帐、客户销售分析、竞争关系、产品知识库、产品案例、产品销售分析、竞争对手等功能。
     软件实施过程:由各部门负责人和总经理进行客户资料的归类,管理,定期举办活动 ;竞争对手的情况分析等,提高企业产品的竞争力。
 
财务系统管理:
     描叙流程功能:帐务管理中主要处理财务人员按各种原始凭证填写记帐凭证的工作。 在帐务系统中,大部分的进销存业务的记帐凭证都可自动生成转到这里完成的。而且会计处理方式比公司原有手工记帐系统的处理方式更加简 便、灵活、标准。本系统中所生成的会计分录也不是固定的分录,可进行修改.
     软件实施流程:财务部操作人员建立会计科目,和输入各种相关的基础资料,如出纳 员对支票的购买,物流管理员对公司固定资产的统计,会计对公司员工个人信息资料的管理,及往来帐的管理等,财务部经理审核,总经理查 看签字。
 
软件实施体会
     进,销,存以及财务核算等各项工作实际上就是数据处理工作,客观上需要计算机的 数据处理能力。该公司的票证结算、核算与管理都要处理大量的数据,单纯依靠手工作业方式,难以在分析控制方面上台阶。而计算机系统的 成功实施需要重视以下几个方面:
―、 正确的选用ERP系统   
     速达生产系列软件是速达软件事业部吸取当今国际先进的ERP管理精华,在 完整速达E2pro产品基础上融合了近千家国内企业的管理需求开发出来的“简洁实用”软件,她保证了该公司系统既有先进的计算机技术支持又 能吸收先进的管理经验。速达软件公司近几年来在国内管理软件领域异军突起,其雄厚的技术实力为该管理系统的成功开发提供了可靠的技术 保证和优质的服务。
二、 领导重视、真抓实干   
     该公司的总裁和各个部门的领导对实施ERP管理系统都非常支持,经常鼓励具体参 与实施的人员勤奋工作并解决实施过程中遇到的实际问题。更是以身作则带领大家加班加点地工作,顺利度过了计算机和手工并行操作时的负 担加重时期,为计算机管理系统正式投入运行打下了坚实的基础。
三、 培养公司自身的实施维护队伍   
     公司自身的实施管理人员自始至终参与系统的实施工作,在系统实施过程中,他 们参与系统资料的输入,对整个管理系统有比较深入的了解;基础资料输入完成之后,实际的运行中他们承担起系统维护的任务,方便及时地 解决系统日常使用过程中出现的问题。
 
     综合以上所述,我们认为速达生产系列管理系统是该ERP系统管理建设过 程中的一个子系统,也是非常重要的一个系统。速达生产系列管理系统中对各项成本费用的控制、对业务收入的控制就是对ERP系统中 最重要的企业资源——资金的控制。系统的成功实施为以后公司的发展,更大规模的ERP系统建设积累了经验,打下了坚实的基础,树立了信心 。



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